Facture électronique : ce qui change pour les restaurateurs depuis le 1er septembre 2026
Depuis le 1er septembre 2026, la facture fournisseur a changé de nature. Elle n'est plus un document que l'on reçoit par mail, que l'on imprime ou que l'on photographie au moment de la livraison : elle devient un fichier structuré, transmis de plateforme à plateforme, dont une partie des données part directement à l'administration fiscale.
Pour un restaurateur, la réforme arrive en deux temps. Le premier est déjà là : il concerne les factures que vous recevez. Le second arrivera au plus tard le 1er septembre 2027 : il concernera les factures que vous émettez et les ventes que vous encaissez en caisse.
Voici ce qui change concrètement, ce qu'il faut faire maintenant, et ce que la réforme ne fera pas à votre place.
Le calendrier, en clair
| Date | Ce qui devient obligatoire | Qui est concerné |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Recevoir les factures au format électronique, par une plateforme agréée | Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille |
| 1er septembre 2026 | Émettre ses factures au format électronique et transmettre ses données de ventes (e-reporting) | Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire |
| 1er septembre 2027 au plus tard | Émettre ses factures au format électronique et transmettre ses données de ventes (e-reporting) | PME, TPE et micro-entreprises : la grande majorité des restaurants |
Autrement dit, la plupart des restaurants n'ont pas encore à émettre de factures électroniques. Mais leurs grands fournisseurs, eux, y sont souvent déjà tenus. Et pour recevoir ces factures, il faut être équipé dès maintenant.
Une plateforme agréée : obligatoire, même pour recevoir
C'est le point que beaucoup d'établissements ont manqué. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit avoir choisi une plateforme agréée par l'administration, au moins pour recevoir les factures des fournisseurs déjà soumis à l'obligation d'émission.
Quelques règles simples :
- Le choix est libre. Vous pouvez passer directement par une plateforme agréée, ou par votre solution habituelle : logiciel de comptabilité, expert-comptable, banque. La liste officielle est publiée sur impots.gouv.fr.
- Vous pouvez en utiliser plusieurs, et en changer.
- La plateforme choisie est inscrite dans un annuaire tenu par l'administration. C'est grâce à lui que la facture de votre fournisseur sait où arriver.
- Un logiciel qui n'est pas une plateforme agréée reste utilisable, à condition d'être relié à au moins une plateforme agréée.
Si vous n'avez encore rien désigné, l'administration demande d'engager la démarche sans attendre et de garder une trace des échanges qui le prouvent.
Un PDF par mail n'est pas une facture électronique
La FAQ de l'administration le rappelle sans ambiguïté : un simple PDF envoyé par mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Une facture électronique est un fichier dans l'un des formats reconnus, dont les données (fournisseur, client, numéro, date, montants, TVA) sont lisibles par une machine. Le format Factur-X, par exemple, associe un PDF lisible par l'humain et un fichier de données.
Faut-il pour autant refuser les factures PDF ou papier reçues depuis septembre ? Non. Le guide de démarrage de l'administration est clair : une facture reçue par mail, en PDF ou sur papier ne doit pas être écartée pour cette seule raison, si elle correspond à une opération réelle et comporte les mentions nécessaires. Vous pouvez la traiter, la payer et déduire la TVA. Vous pouvez demander au fournisseur de la renvoyer par le circuit électronique, mais ce n'est pas une condition de paiement.
Quatre nouvelles mentions sur les factures
Les mentions habituelles ne changent pas. Quatre mentions s'y ajoutent depuis le 1er septembre 2026 :
- le SIREN du client, c'est-à-dire le vôtre sur les factures de vos fournisseurs ;
- la catégorie de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
- l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, le cas échéant ;
- l'adresse de livraison, si elle diffère de l'adresse de facturation.
Le dernier point compte pour les groupes : si vos factures sont adressées au siège et livrées dans chaque établissement, l'adresse de livraison doit apparaître. C'est le bon moment pour vérifier que chacun de vos fournisseurs dispose de votre SIREN exact et de l'adresse de chaque site.
Et la caisse ? L'e-reporting des ventes aux particuliers
Un restaurant vend surtout à des particuliers. Ces ventes ne donnent pas lieu à des factures électroniques, mais elles entrent dans l'e-reporting : l'entreprise transmet à l'administration, par sa plateforme agréée, le montant total de ses opérations par jour, à un rythme fixé par son régime de TVA. Au régime réel normal mensuel, la transmission a lieu trois fois par mois.
Pour une PME, cette obligation commence au plus tard le 1er septembre 2027. Elle se prépare avec votre éditeur de caisse et votre expert-comptable : c'est de la caisse que partiront ces totaux.
Les notes de restaurant demandées par un client professionnel obéissent à des règles particulières. Faites le point avec votre expert-comptable avant 2027.
Sanctions : une phase de démarrage, pas un report
La loi prévoit des amendes par facture non émise au format électronique, et par transmission manquée en e-reporting. Leurs montants ont été relevés par la loi de finances pour 2026.
Pendant la phase de démarrage, l'administration a annoncé qu'elle n'appliquerait pas de sanctions aux entreprises qui rencontrent des difficultés mais qui sont engagées dans une démarche sérieuse de mise en conformité. Elle distinguera ces situations de l'inertie ou du refus d'entrer dans le dispositif. Ce n'est ni un report, ni une suspension de l'obligation : il faut pouvoir montrer que la démarche est en cours.
Ce que la réforme ne fera pas à votre place
La facture électronique règle une question de transmission : la facture arrive plus vite, sans ressaisie, et l'administration reçoit ses données. Elle ne règle pas la question qui compte le plus pour votre marge : le prix facturé est-il le bon ?
Une facture électronique peut porter un prix supérieur au tarif négocié, une remise oubliée, un conditionnement qui a changé ou une quantité qui ne correspond pas à la livraison. Elle sera parfaitement conforme, et parfaitement fausse pour votre compte d'exploitation.
La réforme prévoit d'ailleurs ce cas : le cycle de vie de la facture permet de la refuser, avec un motif, ou de signaler un litige au fournisseur depuis votre plateforme quand elle ne correspond pas à la commande ou à la livraison. Encore faut-il avoir repéré l'écart, ligne par ligne, facture après facture.
C'est là que se joue la différence entre une facture reçue et une facture contrôlée.
Ce qu'il faut faire maintenant
- Choisir sa plateforme de réception, si ce n'est pas fait, et vérifier son inscription dans l'annuaire. Gardez les échanges qui le prouvent.
- Vérifier ses informations chez chaque fournisseur : SIREN, raison sociale, adresse de livraison de chaque établissement.
- Continuer à traiter les factures PDF et papier des fournisseurs qui ne sont pas encore passés à l'électronique : elles restent valables.
- Préparer 2027 avec son éditeur de caisse pour l'e-reporting des ventes, et avec son expert-comptable pour ses propres factures : traiteur, privatisations, clients professionnels.
- Garder le contrôle des prix. La réforme fait circuler les factures, elle ne les vérifie pas.
Comment UNIFEE vous aide
UNIFEE n'est pas une plateforme agréée : il se branche sur la vôtre.
- Intégration certifiée Pennylane : les factures fournisseurs reçues sur votre Pennylane arrivent automatiquement dans UNIFEE, sans ressaisie ni nouvel envoi.
- Toutes les autres factures, au même endroit : PDF, photo prise à la livraison, facture envoyée à votre adresse UNIFEE dédiée. Jusqu'en 2027, beaucoup de petits fournisseurs continueront d'envoyer des factures « classiques ».
- Chaque ligne relue et comparée à vos achats précédents et à vos prix négociés. En cas d'écart, vous êtes alerté et un brouillon de demande d'avoir est préparé.
- Vos fiches techniques et vos marges se mettent à jour avec les derniers prix payés.
Votre plateforme agréée reçoit la facture. UNIFEE vérifie qu'elle est juste.
Questions fréquentes
Mon restaurant doit-il émettre des factures électroniques dès maintenant ? Non, si c'est une PME, une TPE ou une micro-entreprise : l'émission devient obligatoire au plus tard le 1er septembre 2027. En revanche, vous devez déjà pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée.
Puis-je encore payer une facture reçue en PDF ou sur papier ? Oui. Une facture reçue par un autre canal reste valable si elle correspond à une opération réelle et comporte les mentions nécessaires. Vous pouvez la payer et déduire la TVA.
Comment trouver une plateforme agréée ? La liste officielle est publiée sur impots.gouv.fr. Beaucoup de restaurateurs passent par la solution de leur expert-comptable ou par leur logiciel de comptabilité, qui doit alors être relié à une plateforme agréée.
Que dois-je transmettre pour mes ventes en salle ? Pour les ventes aux particuliers, pas de facture électronique, mais un e-reporting : les totaux de vos ventes par jour, transmis par votre plateforme à un rythme qui dépend de votre régime de TVA. L'obligation commence au plus tard le 1er septembre 2027 pour les PME.
La facture électronique vérifie-t-elle les prix de mes fournisseurs ? Non. Elle garantit le format et la transmission, pas le prix. Un écart avec votre tarif négocié reste à repérer de votre côté, puis à signaler au fournisseur.
Sources : direction générale des Finances publiques, « Facturation électronique : guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026 » et « Foire aux questions – Je découvre la facturation électronique » (version du 1er septembre 2026), sur impots.gouv.fr. Cet article est informatif : pour votre situation, rapprochez-vous de votre expert-comptable.